BAB II

Setelah
dipastikan diterima di short-term exchange program di UEC, sekitar akhir bulan
Agustus, mahaswa akan menerima surat dari International Office UEC yang dapat
diambil dari kantor ISO ITB.  Surat ini
berisi

  1. Certificate of Elligibility
  2. Acceptance of  Entrance
  3. Certificate of Scholarship

2.1 Japanese Visa

Mengurus Visa ke
Jepang merupakan hal yang tidak sulit. Kita cukup melengkapi
persyaratan-persyaratan yang diperlukan dan menunggu sekitar 3 hari kerja.
Jangan lupa membawa pas foto berwarna.

2.2 Bebas
Fiskal

Mengurus surat
bebas fiskal merupakan hal yang paling merepotkan diantara hal-hal yang lain
sebelum berangkat ke Jepang. Sangat disarankan hal ini langsung dilakukan
secepatnya begitu mahasiswa dipastikan diterima mengikuti program exchange di
Jepang.

Sekurang-kurangnya
ada tiga instansi yang harus dilewati, yaitu ITB, Depdiknas dan Kantor Pajak.
Alokasikan waktu sekitar 2-3 minggu untuk mengurus bebas fiskal ini.

2.3 Tiket Pesawat

Tiket pesawat disediakan oleh pihak pemberi beasiswa
(dalam hal ini JASSO). Mahasiswa mengambil tiket pesawat di biro perjalanan
yang ditunjuk oleh JASSO. Tiket pesawat tersebut saya ambil di sebuah biro
perjalanan  yang berlokasi di Hotel Nikko
Jakarta, yang terletak tepat di depan Kedutaan Besar Jepang di Jakarta
Prosesnya tidak berbelit-belit, karena nomor telepon contact person di biro
perjalanan tersebut diberikan kepada kita oleh pihak ISO ITB. Mahasiswa hanya
perlu menelepon dan membuat janji untuk mengambil tiket pesawat tersebut. Tiket
pesawat ini merupakan salah satu syarat di instansi terakhir bebas fiskal,
yaitu kantor pajak, untuk menerbitkan surat bebas fiskal.

2.4 Barang yang disarankan dibawa

Beberapa barang ini
antara lain:

  1. Satu stel pakaian resmi

Pakaian resmi
ini dapat berupa satu stel jas dan sepatu pantovel. Pakaian ini diperlukan pada
saat opening ceremony

  1. Konverter colokan

Colokan
(elektric plug) di Jepang menggunakan 2 pipih, sedangkan di Indonesian
menggunakan 2 bundar. Jadi jika mahasiswa membawa barang elektronik dari
Indonesia, sangat disarankan membawa konverter ini dari Indonsia. Jika lupa
membawa, konverter ini dapat dibeli di Shinjuku (Sakuraya, Big Camera, atau
Yodobashi) dengan harga sekitar 200 yen (kl Rp. 16.000).

  1. Pasfoto

Minggu pertama
kedatangan exchange student di UEC diisi oleh paperworks. Jadi membutuhkan
beberapa lembar pasfoto. Pasfoto ini jika dibuat di studio mini di UEC
menghabiskan 900 yen untuk sekitar 10 foto.

  1. Pakaian musim dingin

Lebih murah
membeli pakaian musim dingin di Indonesia daripada di Jepang. Longjohn (pakaian
dalam untuk musim dingin) maupun jaket untuk musim dingin cukup mudah di
peroleh di Jakarta atau Bandung

  1. Peralatan mandi untuk 1 minggu

Peralatan mandi
ini hanya untuk berjaga-jaga sampai mahasiswa mulai mengetahui dimana
supermarket untuk membeli keperluan sehari-hari

  1. Souvenir

Souvenir ini
bisa berupa barang yang mencerminkan Indonesia. Pada kebudayaan Jepang,
mahasiswa umumnya memberikan hadiah perkenalan yang disebut ”omiyage” dalam
bahasa Jepang kepada sensei yang menjadi penaggung jawab mereka, satu di awal
perkenalan, dan satu lagi ketika mahasiswa mau lulus/meninggalkan Jepang.

  1. Koin Indonesia dan Uang Kertas Indonesia, semua denominsi

Salah satu
agenda rutin International Office UEC adalah mengadakan kunjungan ke sekolah
dasar. Pada masa saya menajalani exchange program ada 3 kali kunjungan ke
sekolah dasar ini. Koin ini dapat dibagikanke anak anak di tempat kelas kita
”mengajar”  (anak SD tempat kita
memperkenalkan budaya negara kita) sebagai cindera mata kecil-kecilan. Mereka
cenderung lebih tertarik ke uang logam Rp. 1.000

  1. Uang Yen secukupnya

Mata uang rupiah
agak sulit ditukarkan di Jepang, selama di Jepang saya belum pernah sekalipun
melihat money changer yang mau menerima rupiah. Jadi ada baiknya mahasiswa
sudah mempersiapkan uang yang dibutuhkan, sebaiknya langsung berupa yen. Jika
anda tidak membawa yen, USD dan UR merupakan mata uang lain yang cukup diterima
di money exchange di Jepang.