BAB I

GETTING STARTED

1.1 Latar Belakang

Progam JUSST (Japanese
University Studies in Science and Technology) yang diselenggarakan The
University of Electro-Communications sudah berlangsung sejak tahun 1999. Pada
awalnya pertukaran mahasiswa ini dirintis oleh dosen Teknik Elektro ITB, yaitu
Dr. Ir. Suhono Supangkat dan baru beberapa tahun kemudian proses seleksi
diserahkan ke International Students office ITB.

Informasi yang lebih mendetail
dapat diperoleh pada website JUSST yang dapat digoogling dengan keyword “JUSST
UEC”. Website JUSST ini menyediakan informasi yang cukup lengkap.( http://www.fedu.uec.ac.jp/JUSST
)

Website tentang penulis dapat diakses di http://www.fedu.uec.ac.jp/~f05ralex
jika ingin mengetahui tentang first days in Tokyo, etc.

1.2 Important Dates

Tanggal dan Kegiatan disini
saya ambil berdasarkan timeline yang saya jalani selama mendaftar dan akhirnya
diterima sebagai mahasiswa short-term exchange Program JUSST dari The
University of Electro-Communications

Tanggal

Kegiatan

Dec 22nd 2004

Pengumuman ISO (melalui milis dan papan pengumuman)
bahwa pendaftaran exchange program untuk UEC telah dibuka

Feb 4th 2005

Deadline
menyerahkan persyaratan di ISO

Feb XX 2005

Pengumuman
peserta test wawancara

Feb 14th 2005

Wawancara di
ISO

Feb 16th 2005

Pengumuman
hasil wawancara

Early March
2005

Deadline
penyerahan aplikasi exchange student ke ISO

May 27th 2005

Recommendation
letter dari UEC untuk JASSO scholarship diperoleh

Aug 16th 2005

Application
for JASSO scholarship successful

Aug 29th 2005

Japanese visa
was issued

Early Sept 205

Mengurus bebas
fiscal

Sept 22nd 2005

Email dari
International Office UEC tentang flight arrangement

Oct 2nd 2005

Flight JL726
departure at 22.35 from Seokarno-Hatta
Airport

Oct 3rd 2005

Arrive at 07:55 (GMT +9) in Narita Airport

1.3 Proses Seleksi

Secara umum saya bisa membagi proses
seleksi ini menjadi dua bagian, yang satu proses seleksi dari ISO ITB dan yang
kedua proses seleksi dari Jepang.

1.3.1 Proses Seleksi ITB

Dapat dibagi menjadi dua tahap

  1. Seleksi
    Dokumen

Dokumen yang akan diminta sebagai syarat
pendaftaran ada tiga buah, yaitu Transkrip Nilai, TOEFL, dan Curiculum Vitae.

  1. Wawancara
    (14 Februari 2005)

Test ini diikuti sekitar 12 mahasiswa yang
lulus seleksi dokumen yang dilakukan oleh pihak ISO ITB. Wawancara ini
dilakukan oleh tiga orang dengan Bahasa Indonesia dan Bahasa Inggris.
Pertanyaan wawancara seputar motivasi mahasiswa mengikuti program exchange
student, research apa yang akan dilakukan disana, apakah sudah menghubungi
profesor yang diingini disana atau belum, etc.

Setelah wawancara, mahasiswa yang
berkeinginan mengikuti program exchange disaring menjadi lima orang. Kelima
mahasiswa ini diberi waktu sekitar 2 minggu oleh ISO untuk mengisi formulir
exchange student JUSST UEC dan melengkapi persyaratannya. Pada saat pengumuman
siapa saja yang lolos test wawancara, nomor urut tampaknya merupakan total
score mahasiswa yang bersangkutan (hasil wawancara, transkrip nilai, TOEFL,
curiculum vitae) yang menentukan nomor urut pada rekomendasi ISO ITB yang
dikirim ke pihak UEC.

Nomor urut rekomendasi ISO ini tidak
menjamin 100 persen peluang diterimanya mahasiswa sebagai exchange student ke
UEC. Hal yang sangat menentukan adalah isi dari formulir pendaftaran yang akan
mahasiswa kirim ke UEC.

1.3.2 Proses Seleksi Jepang

Dapat dibagi menjadi dua tahap

  1. Seleksi
    UEC

Seleksi ini bertujuan untuk memilih
mahasiswa yang akan direkomendasikan ke pihak pemberi beasiswa untuk mengikuti
program exchange student di UEC. Pihak UEC sendiri dibatasi oleh kuota beasiswa.

  1. Seleksi
    pemberi beasiswa

Pemberi beasiswa ini yang memutuskan
apakah mahasiswa yang direkomendasikan oleh universitas akan memperoleh
beasiswa atau tidak. Umumnya peluang keberhasilan mahasiswa yang diajukan bisa
dibilang mendekati 100%.

1.4 Application Form

Faktor
paling penting dalam penyeleksian dari pihak UEC tampaknya adalah isi dari
application form mahasiswa calon peserta exchange student. Pertama-tama
pastikan kelengkapan semua persyaratan. Application form ini harus dibuat
semenarik mungkin, terutama untuk bagian research proposal, karena dari bagian
inilah pihak International Office UEC akan mencarikan profesor yang sesuai
dengan bidang anda

Faktor
lain yang perlu diperhatikan adalah ”video clip” tentang diri anda, Video klip
ini hendaknya dibuat semenarik mungkin. Mahasiswa JUSST periode Oktober 2005
tidak diperlukan membuat video clip ini. Video Clip ini diterapkan untuk
mahasiswa JUSST periode April 2006 (untuk periode October 2006 dst saya tidak
terlalu mengetahuinya. Buat video clip ini semenarik mungkin dengan
mengeluarkan segenap kemampuan yang anda miliki. Jika anda bisa menari,
tunjukkan tarian anda di video clip, tapi jangan terlalu lama. Ini menunjukkan
anda mempunyai sesuatu yang lebih dibandingkan dengan calon peserta lainnya.
Salah seorang teman saya dari Mexico merupakan seorang dancer, dan setiap ada
acara JUSST atau yang diatur oleh International Office UEC, dia selalu disuruh
mengisi acara.

1.4.1 Research

Pada
field ini, tuliskan semua kegiatan research yang pernah anda ikuti, sebisa
mungkin setiap research hanya satu halaman saja seperti format abstrak.  Anda dapat juga menulis research yang hendak
dilakukan disana.

1.4.2 Profesor

Profesor, atau yang di Jepang akrab dipanggil
dengan sensei, merupakan pribadi paling penting dalam menentukan kelulusan anda
di Jepang. Dalam application form ada bagian yang harus kita isi, apakah ingin
memperoleh research supervisor di Jepang atau tidak? Saya sangat menyarankan
jawaban untuk bagian ini YA, karena akan banyak sekali manfaat yang dapat
diperoleh jika anda bergabung dengan lab.

International
Office UEC umumnya mempunyai hubungan yang baik dengan beberapa professor
sehingga dapat dikatakan setiap tahun professor yang menerima mahasiswa JUSST
di laboratorium mereka merupakan muka-muka lama. Daftar profesor yang
hubungannya dekat dengan pihak international office ini antara lain Prof.
Tetsuya Miki, Prof. Kazuyuki Suzuki, Prof. Morita, Prof. Kaneko, Prof. Hisayuki
Aoyama. Daftar lengkap dapat dilihat pada lampiran.

Profesor
di Jepang umumnya sangat sibuk, sehingga tidak sempat membalas email dari orang
yang tidak dia kenal. Seorang teman pernah mengatakan, ”jika anda meng-email 10
profesor dan mendapat jawaban satu saja dari profesor tersebut, anda sedang
beruntung”. Jadi, jangan berkecil hati jika profesor yang anda inginkan sebagai
supervisor anda tidak mereply email anda.

Application
form saya untuk bagian profesor yang diiginkan untuk menjadi research
supervisor berisi 4 professor dari Department of Mechanical and Control
Engineering. Prof yang saya dapatkan ternyata bukan profesor yang saya pilih,
melainkan profesor lain (juga dari Department of Mechanical and Control
Engineering). Hubungan profesor saya ini sangat dekat dengan International
Office UEC, sehingga karena kedekatannya itulah saya diterima di lab beliau.

Mengapa memilih profesor yang tepat merupakan hal
yang penting?

  1. Salah satu
    faktor diterima tidaknya anda dalam program exchnge ini

Peluang calon peserta akan lebih besar
jika profesor yang dipilih mempunyai hubungan yang dekat dengan pihak
International Office UEC.

  1. Profesor
    yang tepat memperbesar peluang anda untuk melanjutkan studi (Master atau
    Doktor di UEC)

Peluang anda jika ingin melanjutkan studi
di UEC terbuka lebih lebar jika anda sudah pernah melakukan research dengan
profesor anda. Itu adalah salah satu nilai plus yang membuat anda berbeda
dengan calon pelamar beasiswa lainnya.  Suatu
keberuntungan jika anda mempunyai profesor yang lumayan berpengaruh di UEC
(e.g. Tetsuya MIKI – mantan presiden International Office UEC), kans anda untuk
melanjutkan postgraduate anda di UEC semakin terbuka lebar.